KI-Use Case
HR-Chatbot – ein Projekt mit YNCORIS
Wie lässt sich eine HR-Abteilung bei wiederkehrenden Fragen zu Arbeitsverträgen entlasten – ohne Abstriche bei Verlässlichkeit und Compliance? Mit Unterstützung des AI Village hat der Industriedienstleister für Chemie- und Industrieunternehmen mit Hauptsitz in Hürth und Betreiber des Chemiepark Knapsack einen Chatbot entwickelt, der genau das leistet.
Use-Case Genese: Wie alles begann.
Bereits seit Projektbeginn im Jahr 2023 steht das Team des AI Village mit YNCORIS in engem Austausch. Gemeinsam haben wir an aktuellen Entwicklungen und Herausforderungen im Bereich Künstliche Intelligenz getüftelt und Ideen diskutiert.
Im Oktober 2025 wurde es konkret: Die YNCORIS trat mit dem Wunsch nach Unterstützung bei einem internen HR-Chatbot an uns heran. Bei einem Meeting mit Vertreter:innen beider Seiten wurde die Umsetzungsidee vorgestellt – und wir brachten Denkanstöße ein.
Anschließend entwickelten wir einen Konzeptansatz, den wir im Dezember präsentierten. Seitdem begleiten wir das Projekt, haben einen Open-Source-Code bereitgestellt und stehen beratend zur Seite, während das Team von YNCORIS den Chatbot kontinuierlich für die eigenen Anforderungen individualisiert.
„Das AI Village ist eine herausragende Anlaufstelle für alle KI-Themen in NRW. Die Zusammenarbeit mit dem Team ist stets angenehm und unkompliziert. Besonders beeindruckend ist das umfangreiche Netzwerk sowie die gemeinsamen Veranstaltungen, zu denen wir regelmäßig eingeladen werden oder auf denen wir gemeinsam als Aussteller auftreten. Als Anlaufstelle ist das AI Village ein echter Innovationstreiber & Partner, der uns hilft, bei KI-Themen vorne mitzuspielen!“
Jannik Rößler, Co-Founder Pixit
„Der Dialog mit dem AI Village ist für beide Seiten wertvoll. Für uns ist er inspirierend und wir gewinnen dadurch Teilhabe an einer rasanten Entwicklung. Andersherum bekommt das Team von AI Village durch uns Einblicke in die Industrie und deren Anforderungen an KI.“
Sven Lohse, Leitung IT YNCORIS
„Das AI Village ist eine herausragende Anlaufstelle für alle KI-Themen in NRW. Die Zusammenarbeit mit dem Team ist stets angenehm und unkompliziert. Besonders beeindruckend ist das umfangreiche Netzwerk sowie die gemeinsamen Veranstaltungen, zu denen wir regelmäßig eingeladen werden oder auf denen wir gemeinsam als Aussteller auftreten. Als Anlaufstelle ist das AI Village ein echter Innovationstreiber & Partner, der uns hilft, bei KI-Themen vorne mitzuspielen!“
Jannik Rößler, Co-Founder Pixit
Wie wurde der HR-Chatbot entwickelt?
Die Ausgangssituation: Mitarbeiter*innen wenden sich bei Fragen rund um Tarifverträge und Arbeitgeberleistungen an die HR-Abteilung von YNCORIS. Eine verlässliche und zeitnahe Beantwortung dieser Anfragen ist wichtig, um Missverständnisse und aufwendige Fehlerkorrekturen zu vermeiden. Gleichzeitig binden sie personelle Ressourcen in der Abteilung, die an anderer Stelle benötigt werden.
Die Lösung: Zunächst demonstrierten wir, wie mithilfe eines RAG-Systems eine KI-gestützte Ähnlichkeitssuche durchgeführt werden kann, um relevante Textabschnitte aus Unternehmensdokumenten den jeweiligen Nutzeranfragen zuzuordnen. Doch klassische Auditing- und Compliance-Systeme greifen in diesem Kontext entweder nicht oder sind zu unflexibel, um auf diesen hochspezialisierten Anwendungsfall angepasst zu werden.
Deswegen haben wir uns am aktuellen Industriestandard orientiert: einem agentischen System, das durch die Zusammenarbeit eines RAG-Agenten, eines Reasoning-Agenten sowie eines Validierungs-Agenten eine Koordination ermöglicht, die Überwachbarkeit und Validierung einzelner Antworten sicherstellt.
Das System behandelt eine Nutzeranfrage als eine Folge individueller und einzeln überwachbarer Schritte:
- Zunächst wird der Nutzer/die Nutzerin durch gezielte Fragen geführt, um den Kontext der Anfrage zu bestimmen.
- Eine Liste präziser RAG-Anfragen, generiert aus der bestehenden Konversation, ruft anschließend relevante und ergänzende, periphere Informationen ab.
- Darauf aufbauend werden ein logischer Rückschluss (Reasoning) sowie eine entsprechende Antwort generiert.
- Abschließend evaluiert ein Bewertungssystem sowohl den logischen Rückschluss als auch die Antwort.
Entscheidend für die Gewährleistung von Compliance und Zuverlässigkeit ist, dass die einzelnen Schritte jeweils eine Liste von Input-Output-Paaren generieren. Diese Paare werden anschließend für jeden Agenten durch menschliche Prüfer*innen klassifiziert – in erwünschte sowie unerwünschte Antworten. Auf Grundlage dieser Beispielsammlung können neue Anfragen, Anpassungen an den System-Prompt sowie neue LLM-Modelle quantitativ bewertet werden.
„YNCORIS ist als großes Hürther Unternehmen wichtiger Partner des AI Village seit Beginn des Projektes. Wir haben das IT-Team von YNCORIS bei der Entwicklung eines HR-Chatbots auf Basis moderner Sprachmodelle begleitet. Ziel ist es das System in den produktiven Betrieb zu überführen und zu zeigen, dass die Ausgaben der verwendeten Sprachmodelle reproduzierbar und nachvollziehbar gestaltet werden können – und KI damit sinnvoll und zuverlässig auf spezifische Aufgabenstellungen im gesamten Unternehmen einsetzbar ist.“
Dr. Alexander Opitz, AI Village Projektleiter
Benefits & Perspektiven
Der HR-Chatbot entlastet die HR-Abteilung bei wiederkehrenden Anfragen und ermöglicht schnellere, einheitliche Antworten für die Belegschaft. Durch den modularen Aufbau lässt sich das System schrittweise auf weitere Anwendungsbereiche und Dokumentenbestände ausweiten. Die systematische Qualitätssicherung über klassifizierte Beispieldaten schafft dabei eine belastbare Grundlage, um das System auch bei wachsendem Einsatz zuverlässig und compliance-konform weiterzuentwickeln.